Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. O sistema GED permite aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador web, por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente atualmente. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento.
Documentos formam a grande massa de conhecimento de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.
Os documentos em formato eletrônico (GED) são submetidos a uma classificação e em seguida há uma definição dos vários estágios desde o ciclo de vida do documento ao longo da sua existência e ao, processo de OCR para sua busca e localização. Por último, este processo disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a de um sistema de busca, como por exemplo, o Google.
Qualquer tipo de empresa pequena, média ou grande, pode usar o GED: escolas, empresas, escritórios de advocacia, hospitais, administradoras de condomínios, empresas de recrutamento seleção e RH, escritórios de arquitetura, design e engenharia, assessorias de imprensa de comunicação e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos como Departamento Pessoal e RH, Treinamento, Contabilidade e Fiscal, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Soluções Completas
Da captação de imagens até o expurgo ou armazenamento final do processo
Serviços e equipamentos para digitalização de documentos;
Software para gestão eletrônica / ecológica de documentos;
Mapeamento, otimização e controle de fluxos de documentos;
Processamento de formulários envolvendo OCR, reconhecimento ótico de caracteres;
Relatórios on-line – Relatórios em arquivos e não em papel.
Organização de Documentos
Fidedignidade ao permitir que sejam integrados de forma sistemática todos os documentos produzidos no âmbito da atividade que os documentos abarcam, ao organizar os documentos de modo que estes reflitam a entidade que os produz e os seus processos de negócio, ao proteger os documentos de alterações, eliminações ou transferências não autorizadas, ao funcionar sistematicamente como a fonte primária de informação sobre as acções documentadas e ao fornecer acesso a todos os documentos relevantes e a meta-informação relacionada.
Integridade ao possibilitar que o documento permaneça completo e inalterado, aplicando medidas de controle, como a monitorização de acesso, verificação de utilizadores, eliminação autorizada e segurança.
Conformidade em virtude dos Sistemas geridos estarem de acordo com os requisitos organizacionais.
Inteligibilidade na gestão dos documentos que resultam da totalidade das actividades da organização.
Sistematização em virtude de todos os documentos serem produzidos, geridos e mantidos sistematicamente.
Armazenamento
O ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS ou gestão documental é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente, intermediária ou Permanente (Arquivo morto).
Em termos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato electrónico onde existe toda a informação de natureza documental, para uma rápida localização.
Esta solução permite, através da partilha de documentos, benefícios ao processo de negócio de uma empresa, evitando perdas com processos trabalhistas e auditorias.
A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo a digitalização e emails, permite gerir toda a informação não estruturada de documentos importante da organização.
Num processo de gestão documental o seu inicio ocorre com a recepção do documento, passando pela fase de Organização e Identificação e posterior Armazenamento, geralmente em formato papel, com descrição ou inscrição para um formato eletrônico, facilitando assim sua localização através do nosso sistema de Gestão Documental.
Vantagens na sua utilização
As empresas que investem na solução de Gestão Documental obtem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, havendo ganhos na produtividade devido a uniformização dos processos, facilitando a implementação de normas de qualidade, eliminando a necessidade de espaço fisico para armazenamento destes documentos alem de sanar o problema de não localizar o documento no momento necessário.
Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo;
Gestão de Informação Integrada é obtida a partir da consolidação transparente dos documentos electrónicos (originados pela aplicações Office) e de documentos com origem em papel;
Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos;
Digitalização dos documentos;
Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação;
Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos documentos se torna fácil e rápida;
Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico.